Dataskyddspolicy för Lybeck Kärrbos Samfällighet
Vilka personuppgifter vi samlar in
Personuppgifter samlas normalt in direkt från dig eller från tredje part då det ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller kontrollera att uppgifterna vi samlat in är korrekta.
De personuppgifter som vi samlar in kan delas in i följande kategorier
* Identifieringsuppgifter: Namn.
* Kontaktuppgifter: telefonnummer, adresser, postadresser – för utländska adresser även hemland – samt fastighetsägarandel i Samfälligheten. På frivillig basis samlar vi också in e-mailadresser för att underlätta snabb och kostnadseffektiv kommunikation.
Vi är skyldiga att samla in dokumentation av ovan uppgifter för att upprätthålla ett medlemsregister.
Personuppgifter som vi kan komma att samla in från dig:
Vi samlar in uppgifter du lämnar direkt till oss. Som ny i Samfälligheten ber vi dig till exempel om personuppgifter såsom namn, adress, e-mailadress och telefonnummer för att vi är skyldiga att upprätthålla ett medlemsregister samt för att möjliggöra för oss att skicka dig information om Samfälligheten, kalla till Årsstämma och övriga möten.
Personuppgifter som vi kan komma att samla in från tredje part:
* Publika eller andra externt tillgängliga källor: Utdrag ur fastighetsägarregistret sker alltid vid behov av att upprätta röstlängder, t ex inför en Årsstämma eller annat större beslut där röstning behöver ske.
* I samband med betalningar samlar vi in uppgifter avseende inkomna medel och avsändare från Länsförsäkringar bank.
Hur vi kan komma att använda dina personuppgifter och på vilken laglig grund
Vi använder dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser och avtalsförpliktelser, samt för att kunna ge dig information.
Teckna och administrera service- och produktavtal (fullgörande av avtal)
Huvudsyftet med vår behandling av personuppgifter är att samla in, kontrollera och behandla personuppgifter inför och vid tecknandet av avtal med dig, liksom att dokumentera, administrera och utföra det som krävs för att fullgöra avtal. Avtalet i Samfällighetens fall avser medlemskap samt hyra av båtplatser.
Exempel på behandling för att fullgöra ett avtal:
* medlemsservice under avtalsperioden.
* fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk samt inkasso.
Uppfylla krav och förpliktelser
Förutom för fullgörande av avtal behandlar vi också personuppgifter för att uppfylla de förpliktelser vi har enligt lag, andra författningar eller myndighetsbeslut.
Samtycke
Det finns tillfällen när vi kan komma att be om ditt samtycke till att behandla dina personuppgifter. Det kan till exempel vara vid publicering av ett foto på hemsidan eller om vi skulle önska att få publicera dina kontaktuppgifter i något sammanhang. Samtycket kommer att innehålla information om den särskilda behandlingen. Att ge ditt samtycke är alltid frivilligt. Om du har lämnat samtycke till behandling av dina personuppgifter kan du alltid återkalla samtycket.
Vem kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till
Vi kan dela dina personuppgifter med andra, till exempel myndigheter, leverantörer och affärspartners i syfte att utföra tjänster och uppfylla avtal.
Vi lämnar också ut personuppgifter till myndigheter i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det. Här avses exempelvis skattemyndigheter, polismyndigheter, kronofogdemyndigheter och tillsynsmyndigheter.
Dessutom lämnar vi ut uppgifter, med ditt medgivande eller om det är tillåtet enligt lag eller annan författning till andra företag eller föreningar som vi samarbetar med för vår verksamhet. Vid behov kan vi också komma att lämna ut personuppgifter till försäkringsföretag och tjänsteleverantörer.
Hur vi skyddar dina personuppgifter
Att förvara dina personuppgifter på ett tryggt och säkert sätt är självklart. Vi har kartlagt dokumentation av alla personuppgifter inom styrelsen och vidtagit lämpliga tekniska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda de uppgifter vi har mot förlust, missbruk och obehörig åtkomst, röjande, ändring och förstöring.
Dina rättigheter i fråga om dataskydd
Som registrerad person har du rättigheter i fråga om de personuppgifter vi har om dig. Du har följande rättigheter:
A) Begära åtkomst till dina personuppgifter
Du har rätt att få åtkomst till de personuppgifter som vi har om dig.
B) Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter
Om personuppgifterna är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära rättelse av uppgifterna, med de begränsningar som stipuleras i lag eller annan författning.
C) Begära radering
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om
* du återkallar ditt samtycke till behandlingen och det inte finns något annat rättslig grund för behandlingen
* du invänder mot behandlingen och det inte finns något berättigat skäl för fortsatt behandling
* behandlingen är olaglig eller
* behandlingen av personuppgifter avser underårig, om uppgifterna samlades in i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster.
Till följd av lagstiftning är vi i vissa fall skyldiga att behålla personuppgifter om dig under den tid som du är medlem i Samfälligheten, och även därefter för att till exempel fullgöra en laglig skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.
D) Begränsning av behandling av personuppgifter
Om du motsätter dig riktigheten i de uppgifter som vi har registrerade om dig eller den lagligheten för behandling av uppgifterna, eller om du utnyttjat din rätt till invändningar mot behandlingen av uppgifterna, kan du begära att vi begränsar behandlingen av dessa uppgifter till endast lagring. Behandlingen begränsas då till att endast avse lagring tills rättelsen av uppgifterna har genomförts, eller tills det går att fastställa att våra berättigade intressen har företräde framför dina intressen.
Om du inte har rätt till radering av de uppgifter som vi har registrerade om dig kan du istället begära att behandlingen av dessa uppgifter begränsas till endast lagring. Om behandlingen av de uppgifter som vi har registrerade om dig endast behövs för att hävda ett rättsligt anspråk, kan du också kräva att all annan behandling av dessa uppgifter begränsas till lagring. Vi får behandla dina uppgifter i andra syften om det är nödvändigt för att hävda ett rättsligt anspråk eller om du har lämnat ditt samtycke.
F) Dataportabilitet
Du har rätt att få ut personuppgifter som du har lämnat till oss, i ett maskinläsbart format. Detta gäller endast personuppgifter som behandlas automatiserat med stöd av samtycke eller för att fullgöra ett avtal. Om det är säkert och tekniskt möjligt kan vi också föra över personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.
Din begäran om att utöva dina rättigheter ovan bedöms från fall till fall utifrån rådande omständigheter. Observera att vi också kan behålla och använda dina uppgifter om det behövs för att uppfylla rättsliga förpliktelser, hävda ett rättsligt anspråk eller genomdriva våra avtal.
Hur länge vi behandlar dina personuppgifter
Vi sparar dina uppgifter så länge det behövs för de ändamål de samlades in och behandlades för eller så länge som krävs enligt lagar och andra författningar.
Detta innebär att vi sparar dina uppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal och länge det krävs enligt gällande minimikrav på lagringstider i lagar och andra författningar.
Hur förändringar görs i Lybeck Kärrbos Samfällighet dataskyddspolicy
Vi försöker hela tiden förbättra hur vi bedriver Samfällighetens verksamhet samt informationsflöde och därför kan innehållet i denna dataskyddspolicy ändras över tid. För att en förändring ska kunna göras ska den presenteras och beslutas i ett styrelsemöte. Vi kommer inte inskränka dina rättigheter enligt den här dataskyddspolicyn eller gällande dataskyddslagar. Om förändringarna är betydande meddelar vi detta på ett tydligare sätt, när vi är skyldiga att göra det enligt tillämplig lag. Läs gärna dataskyddspolicyn emellanåt för att hålla dig uppdaterad om eventuella ändringar.
Kontakta oss eller dataskyddsmyndigheten
Om du har frågor eller synpunkter som gäller vår dataskyddspolicy är du välkommen att vända dig till någon i styrelsen.
Du kan också lämna ett klagomål eller kontakta dataskyddsmyndigheten.
Upprättad Västerås 2018-05-2